Pourquoi un énième guide sur la norme NPLAB ?

OK, vous avez déjà lu la NPLAB. Mais notre guide, c’est autre chose 😉

Kanta rassemble des experts de la lutte anti-blanchiment pour vous garantir que votre cabinet respecte totalement la NP LAB. Nous travaillons avec plus de 130 cabinets d’expertise comptable en France, nous voyons donc ce qui fonctionne et ne fonctionne pas ! Pour être toujours à la pointe, nous effectuons une veille réglementaire continue afin que vous restiez en parfaite conformité et pour vous communiquer les dernières infos.

Nous ne voulons surtout pas vous proposer un simple guide définissant la norme LAB. Pour le rendre plus digeste et surtout plus utile, nous analysons la norme anti blanchiment pour vous et nous l’illustrons avec des exemples 100% concrets !

À court de temps ? Voici un récapitulatif des enjeux de la NPLAB 2020

Parce que nous savons que vous êtes très occupé, faisons le point rapidement sur les standards de la NPLAB :

  • avant de signer une lettre de mission, vous devez analyser 4 critères de classification des risques : les caractéristiques du client, son activité, sa localisation et les missions effectuées.
  • un niveau de vigilance doit être attribué au client : standard pour une exposition aux risques faible ou moyenne, et renforcée pour une exposition élevée aux risques de blanchiment.
  • vous êtes tenu de documenter toute modulation du niveau de risques, en fonction de vos nouvelles missions ou opérations sensibles.
  • vous devez mettre en place des mesures de vigilance lors de l’acceptation du client et tout au long de la relation d’affaires. Une mise à jour du niveau de vigilance est réalisée lors du maintien de mission, au moins une fois par an.
  • si vous rencontrez une situation où vous soupçonnez ou avez de bonnes raisons de soupçonner votre client de blanchir des capitaux ou de financer le terrorisme, alors vous avez la responsabilité de transmettre une déclaration de soupçons à TRACFIN.
  • tous vos documents doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires, ainsi que vos déclarations adressées à TRACFIN.

NPLAB Partie 1 : organisation de la structure d’exercice professionnel

Ce que dit la norme

Votre cabinet d’experts-comptables doit mettre en œuvre des procédures internes afin de lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Le responsable de la mission est en charge du recueil d’informations, de l’acceptation ou non de la mission, de l’attribution des niveaux de risque et de vigilance, de leur modulation et du dépôt de déclaration de soupçon à TRACFIN s’il est expert-comptable. Si ce n’est pas le cas, un correspondant TRACFIN doit être désigné au sein du cabinet.

Avez-vous déjà vu un chantier où chaque artisan construit sa pièce de son côté pour ensuite assembler la maison sur son terrain ? C’est ce que vous faites lorsque vous utilisez Excel pour organiser les tâches de lutte anti-blanchiment au sein du cabinet. Plutôt que de travailler au sein d’un process fait pour la collaboration, vous faites travailler chaque partie-prenante de son côté pour ensuite tout rassembler et espérer que cela s’emboîte correctement.

“La conservation des documents permet à la structure et aux experts-comptables de justifier de l’adéquation des mesures de vigilance qu’ils ont mise en œuvre pour prévenir les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme”

La procédure interne à mettre en place

  • Identifier les acteurs, leur rôle et leur formation ;
  • Évaluer les risques LCB/FT ;
  • Mettre en place des mesures de vigilance à l’acceptation et au cours de la mission ;
  • Mettre en œuvre des procédures de contrôle périodique des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;
  • Conserver les documents relatifs à l’identification du client durant 5 ans ;
  • Conserver les déclarations de soupçons transmises à TRACFIN ;
  • Définir les modalités d’échanges d’information au sein du cabinet.

Si la procédure vous semble chronophage, c’est le moment de passer à Kanta. Toutes ces étapes sont réalisables directement sur le logiciel. Vous n’avez qu’à fournir les informations sur votre client et Kanta se charge de définir un niveau de risque et de vigilance, que vous pouvez moduler. Répondez à quelques questions supplémentaires et le tour est joué : vous passez moins de 5 minutes par dossier. Qui dit mieux ? 😎

Un cas concret vaut mieux que 1000 mots

“Nous travaillons pour un cabinet d’expertise comptable qui compte 8 collaborateurs dont 3 comptables, 4 assistants et une secrétaire. Son portefeuille client comprend environ 400 clients TPE/PME. Dans son manuel de procédures, mon confrère a créé l’organigramme du cabinet et indiqué les rôles de chacun concernant le traitement de la LAB.

Depuis que Kanta est installé dans son cabinet, tous les collaborateurs reçoivent régulièrement des informations sur la norme NP LAB. Toutes les données sont centralisées sur le logiciel, sauf les déclarations de soupçons. Lorsqu’il a dû ajuster un niveau de risque pour l’ensemble du portefeuille client, Kanta a automatiquement mis à jour toutes les fiches clients. S’il avait poursuivi avec Excel, il aurait dû reprendre chaque fiche client manuellement !”

Laure, expert-comptable et cofondatrice de Kanta

NPLAB Partie 2 : identification et évaluation des risques

Ce que dit la norme

L’identification et l’évaluation des risques LCB/FT est indispensable pour respecter la norme anti blanchiment des experts comptables. À chaque client doit correspondre 4 niveaux de risque et un niveau de vigilance. Ceux-ci peuvent être modulés au cours de la relation d’affaires.

“La classification des risques de la structure s’opère au moins selon les quatre critères suivants :

  • les caractéristiques des clients ;
  • l’activité des clients ;
  • la localisation des clients, en prenant en compte également le territoire d’origine ou de destination des fonds ;
  • les missions proposées par la structure (cf. article L561-4-1 CMF - Réf. Par. A19 à A19.4).”

La procédure interne à mettre en place

  • Mettre en place un dispositif d’identification et d’évaluation des risques LCB/FT selon 4 critères : caractéristiques du client, activité, localisation et missions du cabinet ;
  • Déterminer un degré d’exposition aux risques pour chaque critère ;
  • Appliquer un niveau de vigilance standard ou renforcée à l’entrée en relation d’affaires ;
  • Si besoin, mettre à jour le niveau de risque au cours de la relation d’affaires ;
  • Documenter les modulations.

Avec Kanta, le dispositif d’identification et d’évaluation des risques est déjà créé sur la plateforme ! Il vous suffit de fournir les informations demandées pour que Kanta détermine automatiquement un niveau de vigilance. Celui-ci peut être modulé par vos soins au moment de l'entrée en relation d'affaires et tout au long de la mission, en ajoutant des commentaires pour expliquer le changement.

Un cas concret vaut mieux que 1000 mots

“C’est sur l’identification et l’évaluation des risques que l’algorithme de Kanta nous est le plus utile ! Par exemple, pour le critère localisation, plus besoin de vérifier manuellement si un pays est considéré comme zone à risque ou pas. Tout est mis à jour automatiquement selon les dernières données récoltées par Kanta !”

Client Kanta

NPLAB Partie 3 : obligations de vigilance à l’entrée en relation d’affaires

Ce que dit la norme

Avant même l’entrée en relation d’affaires, la NP LAB entre en jeu. Le cabinet d’expertise comptable est tenu de recueillir et d’analyser les informations du client afin de lui attribuer 4 niveaux de risque et un niveau de vigilance.

“Lors de la présentation, aux fins de vérifier l’identité du client, d’un document officiel en cours de validité comportant sa photographie, il est réalisé une photocopie ou une copie sous forme dématérialisée et collecté les noms et prénoms, date et lieu de naissance, ainsi que la nature, les date et lieu de délivrance du document et qualité de l’autorité ou de la personne qui a délivré le document et, le cas échéant, l’a authentifié”

La procédure interne à mettre en place

  • Procéder à l’identification du client, des personnes agissant pour le compte du client et du bénéficiaire effectif ;
  • Recueillir des éléments d’informations : pièce d’identité si c’est une personne physique et Kbis si c’est une personne morale.
  • Analyser les éléments et attribuer un niveau de vigilance au client ;
  • L’identification du bénéficiaire effectif de la relation d’affaires n’est pas obligatoire si le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme est faible.
  • En cas d’absence d’identification du client, aucune relation d’affaires ne doit être établie et l’expert-comptable a la responsabilité de transmettre, si nécessaire, une déclaration de soupçons à TRACFIN.

En quelques clics, ajoutez la pièce d’identité ou le Kbis sur Kanta : notre algorithme se charge de récupérer toutes les informations nécessaires pour la NPLAB, et d’attribuer un niveau de vigilance. Vos dossiers sont prêts et conformes en moins de 5 minutes !

Un cas concret vaut mieux que 1000 mots

“L’identification du client est automatique avec Kanta. Il vous suffit de télécharger le SIRET de votre client, et le logiciel récupère toutes les informations du client et des bénéficiaires effectifs. Il récupère aussi tous les documents obligatoires. 70% de la procédure est automatisée ! Le cabinet d’expert comptable n’a plus qu’à ajouter la pièce d’identité et à remplir les informations sur la mission réalisée.

Avant d’utiliser Kanta, le cabinet devait recopier toutes les données du client manuellement dans un fichier Excel, puis dans sa cartographie des risques. Une perte de temps, avec un plus grand risque d’erreur !”

Laure, expert-comptable et cofondatrice de Kanta

NPLAB Partie 4 : obligations de vigilance au cours de la relation d’affaires

Ce que dit la norme

Une seule vérification ne suffit pas. Tout au long de la relation d’affaires, vous êtes tenu de rester vigilant et d’analyser les opérations de votre client afin de moduler le risque LCB/FT. En cas de nécessité, une déclaration de soupçon doit être envoyée à TRACFIN.

“Pendant toute la relation d’affaires, l’équipe affectée à la mission exerce, dans la limite de ses droits et de ses obligations, une vigilance constante et pratique un examen attentif des opérations en veillant à ce qu’elles soient cohérentes avec la connaissance actualisée qu’elle a de sa relation d’affaires, ainsi qu’avec les activités professionnelles du client, le profil de risque déterminé pour le client, et si nécessaire, selon l’appréciation du risque, de l’origine et la destination des fonds concernés par les opérations.”

La procédure interne à mettre en place

  • L’équipe affectée à la mission exerce une vigilance constante et examine les opérations ;
  • Les éléments d’informations sont recueillis, mis à jour et analysés ;
  • Vous devez appliquer des mesures de vigilance renforcée si le risque LCB/FT est élevé ;
  • En cas d’opération sensible ou ne paraissant pas avoir de justification économique, vous êtes tenu de vous renseigner auprès du client ;
  • Si au cours de la relation, vous n’êtes plus en mesure d’identifier le client et son bénéficiaire effectif, vous devez mettre un terme à la relation d’affaires.

Sur Kanta, vous pouvez facilement moduler le niveau de risque de vos clients et ajouter des commentaires expliquant pourquoi vous le modifiez. Vous pouvez également commenter les opérations que vous jugez atypiques. Ainsi, tous vos changements sont documentés.

Un cas concret vaut mieux que 1000 mots

“Ce qui est pratique avec Kanta, c’est que si une opération sensible se présente dans un dossier, je peux le documenter directement sur le logiciel, dans la fiche client. Il suffit de créer une opération sensible, d’y ajouter une description et de la catégoriser dans un des quatre critères de risque. Je peux ensuite moduler le niveau de risque et de vigilance du client. Pour justifier la modulation, j’ai pu importer un PDF dans Kanta. L’information a ensuite été automatiquement transmise à mes collaborateurs !

Avant d’utiliser Kanta, je devais créer une feuille Excel à ajouter dans le dossier de travail, et penser à mettre à jour la cartographie des risques. Si j’oubliais de prévenir mes collaborateurs, personne n’était au courant de la mise à jour !”

Client Kanta

NPLAB Partie 5 : Les obligations de déclaration à TRACFIN

Ce que dit la norme

En tant qu’expert-comptable, vous avez la responsabilité d’informer TRACFIN en cas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Les déclarations de soupçons sont strictement confidentielles.

“Aucune poursuite pénale fondée sur la rupture du secret professionnel, aucune action en responsabilité civile, ni aucune action disciplinaire ne peuvent être intentées contre un expert-comptable, ou sa structure d’exercice professionnelle, lorsqu’il aura de bonne foi fait une déclaration de soupçon ou répondu à une demande de communication émanant de TRACFIN”

La procédure interne à mettre en place

  • La déclaration de soupçon est obligatoirement réalisée par l’expert-comptable en charge de la mission ;
  • Elle est établie par écrit, au moyen d’un formulaire à télécharger sur le site de TRACFIN ou par voie électronique sur la plateforme Ermes ;
  • Si la déclaration ne correspond pas à la forme et aux exigences de contenu selon la réglementation, elle est irrecevable ;
  • L’expert-comptable doit fournir à TRACFIN tout document, information ou donnée, que la demande soit consécutive ou non à une déclaration de soupçon.

Un cas concret vaut mieux que 1000 mots

“Kanta ne se substitue en aucun cas à TRACFIN. Si vous devez remplir une déclaration de soupçons, dirigez-vous vers la plateforme Ermes dédiée.”

Laure, expert-comptable et co-fondatrice de Kanta

Besoin d'aide avec la NPLAB ? Nos ressources pour aller plus loin

Les formations à la Lutte Anti Blanchiment

ReflexLAB est la plateforme de l’Ordre des Experts Comptables consacrée à la lutte anti-blanchiment. C’est la source de référence pour bien comprendre la NPLAB !

Vous pouvez également vous référer au Centre de Formation de la Profession Comptable, qui fournit de multiples formations conçues pour les experts-comptables, dont plusieurs qui concernent la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Le questionnaire Excel LAB

Aïe aïe aïe… Vous remplissez encore vos questionnaires LAB sur Excel ? 😬 Soyez plus malin que vos confrères et passez à une nouvelle ère grâce à Kanta ! Des procédures LAB simplifiées, intuitives, à remplir en 5 minutes max. La conformité LAB, mais en mieux !

Les référents LAB en France

Expert-comptable et élu du Conseil supérieur de l’ordre des experts comptables, Jean-Marc Jaumouillé fait partie des principaux référents LAB français. En effet, il est vice-président du comité de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Si vous vous posez des questions sur la LAB, c’est vers lui qu’il faut vous tourner !

Enfin, le Conseil national de l’ordre des experts-comptables produit de nombreux contenus à destination des cabinets d’expertise comptable, notamment avec ReflexLAB. Le comité LAB de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes peut également vous aiguiller, bien que la norme soit différente.

🤔 Les questions fréquentes sur la NPLAB

Quels sont les critères de classification des risques définis par la NPLAB ?

On décompte 4 critères : les caractéristiques des clients, l’activité des clients, la localisation des clients et les missions proposées par le cabinet. Ils doivent être avant de signer la lettre de mission.

Quand doit-on moduler le niveau de risque d’un dossier ?

Le niveau de risque doit être réévalué à chaque maintien de mission ainsi qu’à chaque opération atypique. Les diligences doivent être également documentées à chaque fois.

Qu’est ce que la norme NEP 9605 ?

C’est la cousine de la NP LAB ! La norme NEP 9605 est la norme de lutte anti-blanchiment des commissaires aux comptes.

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