L’archivage des documents comptables

👀 En résumé

• L’obligation de conservation des documents varie de 5 à 30 ans selon la nature des pièces
• Les formats papiers et numériques ont la même valeur si les conditions d’intégrité sont respectées
• Bien archiver revient à gagner du temps

‍Sans aller jusqu’à remplir votre bureau de classeurs et de boîtes façon collectionneur compulsif, l’archivage des documents comptables doit être fait. Derrière cette tâche qui ne fait pas rêver de prime abord se cache des obligations légales, il est vrai, mais aussi un moyen de gagner en efficacité pour un cabinet d’expertise comptable. Avec un peu d’organisation, en route vers le succès ! ✨

Les obligations légales en matière d’archivage de documents comptables

Le cadre juridique

La gestion des documents comptables est encadrée par le Code de commerce et le Code général des impôts. Ce sont ces derniers qui fixent les obligations de conservation des éléments liés à la comptabilité car chaque opération doit pouvoir s’expliquer par une pièce justificative, qu’il s’agisse d’une facture, d’un relevé bancaire ou d’un contrat. 

Par ailleurs, en cas de contrôle fiscal, l’administration peut exiger la présentation de ces documents, y compris sous forme numérique grâce au fichier des écritures comptables (FEC). Enfin, l’article L3243-4 du Code du travail impose que “L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés [...] pendant 5 ans”, mais ils sont souvent conservés plus longtemps par prudence.

👉 Quid du secret professionnel de l’expert-comptable ? Quelles sont ses obligations ? Nous vous expliquons tout.

La durée de conservation des documents

Selon l’article L123-22 du Code du commerce, les “documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans”. Le Code général des impôts et plus particulièrement l’article L102 B du Livre des procédures fiscales réclame, quant à lui, de conserver “les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration” pendant 6 ans. Tous les documents n’obéissent donc pas à la même durée de conservation obligatoire. On fait le récap ! 👇

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🔎 Pour comprendre comment cela fonctionne en cas de reprise de dossier chez les experts-comptables, c’est par ici.

Quelles différences entre documents papier et électroniques ?

L’article 1366 du Code civil affirme que “L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.”

Partant de là, les deux se valent. Si le cabinet d’expertise comptable opte pour une conservation des documents au format papier, il doit disposer d’une pièce dédiée avec des étagères et des classeurs afin de les préserver sur la durée. 🗄️

La solution numérique, quant à elle, exige un format conforme (PDF, etc.), un horodatage, une signature électronique sécurisée et le stockage dans un service d’archivage électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013.

👀 Le saviez-vous ? Il existe 3 catégories d’archives. Les archives courantes, qui regroupent les documents liés aux activités en cours. Facilement accessibles, elles servent au suivi quotidien. Les archives intermédiaires sont constituées des dossiers clos mais qu’il faut garder pour répondre aux obligations légales et administratives. La consultation est réservée aux seuls services habilités. Enfin, les archives définitives rassemblent les pièces ayant une valeur historique, stratégique ou patrimoniale, comme les documents fondateurs, les brevets, etc.

🔎 Quelles règles s’appliquent aux cabinets d’expertise comptable en matière de RGPD ? Nous avons fait le point pour vous.

Les risques en cas de non-respect des règles d’archivage en comptabilité

Le non-respect des obligations d’archivage ne conduit pas forcément à une sanction. Il peut s’agir d’un simple oubli ! En revanche, la falsification, l’inexactitude ou l’omission volontaire d’écritures comptables reste sanctionné pénalement : amendes, peine de prison ou interdiction d’exercer. A ce moment-là, les poursuites doivent être engagées dans un délai de 6 ans après l’infraction. 👮

L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas de refus de communiquer des documents, et jusqu’à 50 000 € si l’administration est empêchée d’en obtenir copie à plusieurs reprises. Se croire au-dessus des règles de conservation peut donc coûter cher ! Et puis, au-delà des sanctions, le non-respect des règles compromet la confiance des clients et des partenaires. 😉

🔎 Mais, alors, en quoi consiste le droit de rétention pour un expert-comptable ?

Les bonnes pratiques d’archivage

• Organisation & classement

Un archivage efficace commence par une bonne méthode. L’idée n’est pas d’entasser les liasses de papiers sur les étagères. Un classement logique (factures, contrats, registres), chronologique ou alphabétique facilite la recherche par la suite.

• Sécurisation & accessibilité

La conservation doit absolument garantir la confidentialité et l’intégrité des documents comptables. Contrôler les accès, garder une trace des consultations et détruire de manière sécurisée les éléments obsolètes sont autant de bons réflexes à prendre. Aussi, un archivage numérique a l’avantage de permettre une consultation rapide et d’empêcher la falsification.

• Quelques outils

Les outils numériques offrent des solutions intéressantes comme la GED (gestion électronique des documents), les systèmes d’archivage ou les coffres-forts électroniques. On gagne du temps et on y accède partout et à tout moment. Dans la pratique, il est possible d’avoir une approche hybride en conservant certaines pièces en version papier tout en optant pour l’archivage électronique pour la fluidité et la praticité.

La dimension stratégique de l'archivage pour l’expert-comptable

L’archivage des documents comptables n’est pas seulement une obligation légale un peu rébarbative. Et si nous vous disions que cela peut aussi être un choix stratégique ? 

En combinant un soupçon de rigueur, une cuillère d’outils numériques et une pincée d’organisation, l’expert-comptable transforme la contrainte en véritable atout. 👨🍳 Vous n’allez tout de même pas bouder la recette pour réduire le temps de recherche d’informations, faciliter les audits, renforcer la traçabilité, sécuriser les données et améliorer la réactivité auprès des clients ? 😏

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