Reprise de dossier chez les experts-comptables : comment ça marche ?

👀 S’il n’y avait que ça à retenir…

• Une procédure encadrée par le Code déontologie des experts-comptables
• Une lettre d’information est obligatoire
• Le Conseil régional de l’Ordre se charge des litiges

La reprise de dossier expert comptable est une démarche courante et très encadrée. Voici, dans les grandes lignes, comment s’assurer que chaque reprise de dossier au confrère se déroule sans accroc, en ménageant tout autant les intérêts du client que ceux des professionnels du chiffre.

En quoi consiste la reprise de dossier chez un expert-comptable ?

Lorsqu’un expert-comptable prend le relais d’un autre sur une mission en cours, on parle de reprise de dossier. Cela s’accompagne évidemment d’un transfert des éléments et données comptables, mais il s’agit bien plus qu’une simple bascule de pièces administratives.

D’un point de vue déontologique, cette étape implique du professionnel entrant une information, formelle, adressée à son confrère. Il le fait via ce qu’on appelle une lettre de reprise dossier. 💌 Ce courrier officialise vraiment l’intention de reprendre la mission. Il permet, aussi, de démarrer un dialogue fondé sur la courtoisie et la loyauté, le tout dans l’intérêt du client.

Finalement, une reprise de dossier expert-comptable, c’est peu comme un déménagement : changement de lieu et remplissage de cartons en s’assurant que tout arrive à bon port, sans casse ni oublis. 📦

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Quelques cas d’intervention possibles

La résiliation de la mission comptable par le client

Le cas le plus courant reste la décision du client de changer d’expert-comptable. Aucune justification n’est exigée de sa part. Il est tout à fait libre de partir quand il le souhaite. La seule chose que l’on attend de lui est de résilier la lettre de mission selon les conditions contractuelles. En général, il existe un préavis. Ensuite, libre à lui de mandater un nouveau cabinet. Une fois les chiffres confiés à un autre, la reprise de dossier expert comptable se met alors en marche !

La cessation d’activité d’un confrère

En cas de départ à la retraite, de fermeture du cabinet ou de changement d’orientation professionnelle, l’expert-comptable sortant peut éventuellement organiser la transmission de ses dossiers vers des confrères choisis. Peu importe la raison, la transparence et la communication restent indispensables.

En cas de manque de confiance

La relation client-cabinet repose sur la confiance. Si celle-ci se rompt (erreurs récurrentes, manque de disponibilité ou de réactivité, mésentente sur les honoraires, etc.), le client peut vouloir opérer un changement. La reprise du dossier confrère, dans ce type de contexte, nécessite une grande diplomatie et un respect strict du cadre professionnel.

Un dossier en cours d’exercice ou clôturé

Parfois, la reprise ne tombe pas au moment idéal. Changer de pilote en pleines turbulences n’est pas des plus simples. Mais que l’on se trouve en plein exercice comptable ou juste après la clôture annuelle, c’est tout à fait jouable ! Le tout est de respecter les délais prévus par la lettre de mission. Petit bonus si cela se fait dans un timing approprié pour ne pas altérer la qualité de l’information ou désorganiser le client.

👇 Pour faciliter la démarche, nous avons préparé un modèle de lettre de reprise. 👇

Le cadre déontologique et professionnel

La reprise dossier expert comptable est encadrée par le Code de déontologie, et notamment par l’article 163 du décret du 30 mars 2012. Ce texte impose des obligations autant à l’expert-comptable entrant qu'au sortant pour faciliter la transmission du dossier.

L’obligation de courtoisie professionnelle

Selon l’article 21 du même Code de déontologie, chacun se doit assistance et courtoisie réciproque. Ainsi, avant de reprendre une mission, l’expert-comptable entrant doit faire preuve de loyauté envers son confrère sortant. Il ne peut démarrer la mission qu’après avoir informé ce dernier, par l’envoi d’un courrier de reprise de dossier.

De son côté, le confrère sortant reste soumis au secret professionnel et ne peut divulguer que les informations prévues par la loi. Il doit transmettre au client les documents comptables, afin que le repreneur puisse disposer d’une base. Les bons comptes font les bons amis. 🤝

Les obligations formelles et professionnelles

📨 L’expert-comptable repreneur doit envoyer une lettre d’information au prédécesseur et laisser un délai de réponse raisonnable.

💸 Si l’ancien cabinet signale un petit souci côté trésorerie, en cas d’honoraires impayés ou contestés, le repreneur doit informer le président du Conseil régional de l’Ordre.

📁 Aucune transmission directe de documents entre confrères n’est autorisée, même en cas d’accord du client.

🖋️ Pour mettre fin à la relation précédente, il faut rédiger une lettre de fin de mission, à envoyer en recommandé avec accusé de réception.

Le rôle du Conseil régional de l’Ordre

Parfois tout ne se passe pas comme prévu. Si le client n’a pas réglé son ancien expert-comptable ou conteste les montants facturés, le nouveau professionnel propose une conciliation via le Conseil régional de l’Ordre des experts-comptables avant toute chose.

Et si le confrère sortant fait la sourde oreille ou refuse de transmettre les documents au client, il peut être signalé à l’Ordre. Une procédure amiable est généralement privilégiée avant de sortir les grands moyens. 🚨

Enfin, le président du Conseil régional de l’Ordre n’a pas le pouvoir de bloquer la reprise du dossier. Son rôle est plutôt d’aider à rétablir le dialogue, médiateur qui veille au respect des règles déontologiques.

Vous souhaitez savoir comment s’inscrire à l’Ordre des experts-comptables ? C’est par ici.

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Les étapes clés d’une reprise de dossier réussie

1. Prendre contact avec le client

La reprise de dossier débute par un entretien avec le client pour définir ses attentes et bien cerner l’historique du dossier.

2. Envoi de la lettre de mission avec clause déontologique

Le cabinet entrant prépare une lettre de mission, qui précise que la mission ne débutera qu’une fois les formalités déontologiques exécutées.

3. Envoyer une lettre d'information au confrère sortant

Le nouveau professionnel adresse un courrier à son confrère, l’informant de la demande du client, en lui laissant un délai pour formuler d’éventuelles observations ou exprimer une opposition.

4. Transmettre les éléments comptables

Le cabinet sortant remet au client les éléments comptables, contre décharge. Le client les transmet ensuite au cabinet repreneur.

5. Démarrer la mission

Une fois toutes ces étapes respectées, la mission peut débuter dans de bonnes conditions. 🚀

Y-a-t-il des risques et points de vigilance à surveiller ?

Les problèmes liés aux honoraires impayés sont un écueil assez fréquent. Le confrère sortant peut bloquer la transmission des éléments tant que la facture n’a pas été réglée. Il est recommandé de demander une preuve de paiement ou de proposer une médiation via le Conseil de l’Ordre.

Qui ne dit mot consent ? Lorsqu’il y a absence de réponse du confrère sortant, sachez que le silence prolongé ne signifie pas accord tacite. Il faut relancer formellement et, le cas échéant, saisir là aussi le Conseil de l’Ordre.

Attention également aux dossiers incomplets qui ralentissent la prise en charge et affectent la qualité de la mission. L’idéal est de faire une liste précise des pièces attendues dans la lettre de reprise dossier.

Enfin, certains clients demandent à « aller vite » en zappant les étapes. Il faut rester ferme : la reprise dossier comptable ne se fait pas au détriment des règles de la profession. Même s’il y a une pression de la part du client, hors de question de contourner les règles !

Vous voilà prêt pour une reprise de dossier dans les règles de l’art ! 😉

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