Documents d’identités numériques : ce qui change pour les cabinets comptables

‍Terminé les photocopies ou les scans à rallonge, passons à la vitesse supérieure ! L’usage des documents d’identité numérique est multiple. Voici comment en tirer véritablement parti. 😉

Quelle est la valeur probante d’une pièce d’identité numérique ?

Le Code civil place l’écrit électronique sur un pied d’égalité avec le document papier. En effet, l’article 1366 reconnaît que “L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.” 

Dans le même esprit, le règlement européen n°910/2014 qui encadre l’identification électronique, aussi couramment appelé eIDAS, permet de reconnaître les services de confiance. Signature électronique, cachet électronique, horodatage et archivage sécurisé deviennent alors un jeu d’enfant.

👀 Pour ce qui est des signatures électroniques, l’eIDAS définit 3 niveaux de sécurité : simple, avancée, ou qualifiée. C’est cela qui conditionne la valeur légale des actes ainsi signés : mandats, procès-verbaux, lettres de mission, etc.

Le contexte juridique

Ce n’est pas un secret, les cabinets sont soumis à un ensemble d’exigences réglementaires comme la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT), la protection des données personnelles, ainsi que des obligations de conservation prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts. Chaque action doit être conforme et pouvoir être expliquée.

L’adoption des identités numériques certifiées et de solutions de signature qui répondent au règlement eIDAS renforce le dispositif KYC et permet de maintenir une traçabilité dans les échanges. Evidemment, l’archivage des pièces justificatives et des documents contractuels doit s’appuyer sur un système d’archivage électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013 qui garantit l’intégrité et la pérennité des documents.

>> Pour aller plus loin, nous avons préparé un petit rappel des procédures de connaissance client dans le cadre de la lutte anti-blanchiment.

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Quels peuvent être les usages concrets dans les cabinets ?

Les identités numériques ont un rôle important à jouer dans la vie quotidienne des cabinets. Lettres de mission, mandats fiscaux et sociaux, procès-verbaux d’assemblée ou encore contrats de travail : on ne plaisante pas avec les acteurs importants, surtout lorsqu’ils sont les stars des dossiers ! 🌟

Le scellement électronique assure que les documents produits par le cabinet (bilans, liasses fiscales, attestations, etc.) restent infalsifiables. De leur côté, lorsque les signatures en masse entrent en scène, elles simplifient grandement le fait de valider plusieurs actes d’un coup. Bien pratique.

Le clou du spectacle, c’est que toutes ces solutions peuvent s'intégrer directement dans les logiciels métiers via des API sécurisées. Résultat, une fois que c’est bien rodé, cela permet d’automatiser la signature, l’envoi et l’archivage, tout en limitant les manipulations manuelles sources d’erreurs.

Sécurité, authentification forte et gestion des accès

La protection des identités et des accès constitue la condition essentielle pour basculer du côté numérique de la force. Du coup, l’authentification multifacteur (MFA) est devenue l’arme indispensable pour sécuriser les accès aux plateformes de signature et d’archivage. Et pour que la gestion des droits ne devienne pas un véritable champ de bataille, l’intégration d’un système d’authentification unique (SSO) facilite l’administration des accès et la traçabilité des diverses connexions au sein du cabinet.

Aussi, la gouvernance des clés cryptographiques doit être maîtrisée. De la génération au stockage dans un module matériel sécurisé (HSM), en passant par le renouvellement et la révocation : elles doivent suivre des procédures bien documentées.

Tout cela doit évidemment s’accompagner de bonnes pratiques opérationnelles. En séparant les rôles, en journalisant les opérations et en vérifiant régulièrement la conformité des certificats, le cabinet garde le contrôle et repousse les assauts du côté obscur.

👉 Comptabilité et RGPD : quelles sont les règles applicables aux cabinets d’expertise comptable ?

Quel est l’impact des documents numériques sur l’organisation interne ?

Le déploiement s’accompagne généralement de la désignation de référents comme un responsable de la conformité, un pilote numérique ou un administrateur des accès. On ne laisse pas un bateau sans capitaine à la barre. ⛵

Dans ce contexte, et pour ne laisser personne sur le quai, il paraît raisonnable que les collaborateurs soient formés aux nouveaux outils et sensibilisés à la valeur juridique des documents électroniques. D’autant plus que tout cela rend les démarches plus simples, plus rapides et plus sécurisées. Les clients apprécient la traçabilité des actions et la possibilité de vérifier à tout moment l’authenticité des documents.

Inutile de le nier, cela permet de réduire le temps de traitement des documents, de supprimer les innombrables impressions et de diminuer les coûts d’archivage. Le retour sur investissement se mesure autant en efficacité opérationnelle qu’en sécurisation juridique. Le principal risque, finalement, réside dans le choix de prestataires non conformes au cadre eIDAS. L’important est donc de rester vigilant.

L’interopérabilité des documents d’identité numérique

Les standards de signature électronique assurent la bonne communication et la compatibilité entre les systèmes. Les formats PAdES (PDF), CAdES (fichiers) et XAdES (XML) sont reconnus dans l’ensemble de l’Union européenne, afin que tout fonctionne comme sur des roulettes. 🛼

Les solutions conformes au Règlement général de sécurité (RGS), qui vise à limiter la fraude liée à l’usage des services numériques de l'administration, et au règlement eIDAS assurent une interopérabilité avec les administrations et les institutions financières. Grâce à l’intégration via API ou à des connecteurs certifiés avec les logiciels comptables, de paie et de facturation, la gestion documentaire devient simple et sécurisée. 

A ce propos, Kanta centralise, synchronise et automatise certaines tâches quotidiennes grâce à une interopérabilité pensée pour les experts-comptables. Fini le casse-tête entre les différents outils pour collecter les justificatifs ! 😉

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