La création des CGV pour un cabinet comptable

👀 S’il n’y avait que ça à retenir… 

• Les CGV complètent la lettre de mission mais ne la remplacent pas.
• L’Ordre des experts-comptables aide à la création des CGV.
• Tout l’intérêt des CGV est de s’adapter au profil du cabinet.

Les conditions générales de vente d’un comptable s’apparentent à un manuel qui décrit noir sur blanc la relation entre le cabinet et le client. Certes, nous avons tendance à ne consulter le mode d’emploi que lorsque la machine se met à dérailler, mais avoir des CGV bien détaillées permet d’éviter les déconvenues. Voici de quoi aider à la création des CGV de votre cabinet. 📚

Le rôle des CGV dans un cabinet d’expertise comptable

Même si elles ne remplacent en aucun cas la lettre de mission, les conditions générales de vente d’un comptable sont une sorte de boussole contractuelle. Elles esquissent le cadre de la relation entre le professionnel du chiffre et son client pour rappeler les droits ainsi que les devoirs de chaque partie. Elles définissent également le périmètre des missions et sécurisent juridiquement les prestations facturées. 

Pour un cabinet, les CGV complètent la lettre de mission et s’y rapportent. Ainsi, on y trouve généralement des formules du type : “Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu”. Une fois établies, les CGV vont simplement faciliter la facturation, la gestion des impayés et la défense en cas de litige.

Quelles obligations légales ?

CGV ou pas, l’expert-comptable est tenu au secret professionnel. C’est d’ailleurs gravé dans le marbre, à l’article 21 de l’ordonnance n°45-2138 réglementant le titre et la profession : “[...] les experts comptables, les salariés mentionnés à l'article 83 ter et à l'article 83 quater, les experts comptables stagiaires et les professionnels ayant été autorisés à exercer partiellement l'activité d'expertise comptable sont tenus au secret professionnel [...]”.

Une fois inscrit à l’Ordre, l’expert-comptable se plie aussi au code de déontologie de la profession. Il est soumis à l’obligation de discrétion quant aux documents qu’il produit et aux informations qu’il recueille comme le rappelle l’article 147 du décret n°2021-432 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable. Pour en savoir plus sur le secret professionnel de l’expert-comptable, c’est ici. 🤐

Le droit français impose des règles spécifiques selon si le client est un particulier ou un professionnel. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’un particulier, comme dans le cadre d’une SCI ou d’une déclaration d’impôt sur le revenu, la transmission des CGV est obligatoire avant signature. Le consommateur doit savoir à quoi s’attendre avant de s’engager ! 😉 Quant au client professionnel, la remise des CGV n’est pas automatique mais il faut les fournir s’il en fait la demande. Alors, autant qu’elles soient prêtes.

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Les mentions obligatoires à insérer dans les CGV

Les CGV d’un expert-comptable présentent, de façon claire et lisible, l’identité du cabinet (dénomination, coordonnées, inscription à l’Ordre), les différentes prestations proposées (de la tenue de comptabilité, aux comptes annuels en passant par des missions ponctuelles) ainsi que les éléments relatifs à la durée et à la fin du contrat. Et, puisque chacun a des obligations envers l’autre, elles sont l’occasion de préciser les devoirs réciproques du cabinet et du client. 🔁

Les CGV abordent également les conditions financières. 💰 A ce propos, l’article L441-1 du Code de commerce explique que “Les conditions générales de vente comprennent notamment les conditions de règlement, ainsi que les éléments de détermination du prix tels que le barème des prix unitaires et les éventuelles réductions de prix.”

Des clauses pour sécuriser les missions

Au-delà des mentions obligatoires, la rédaction des CGV d’un cabinet de comptabilité peut inclure d’autres éléments comme une clause de suspension des prestations en cas de retard de paiement, une clause concernant la révision des honoraires si la mission de départ évolue, une limitation de responsabilité, ainsi que des engagements en matière de confidentialité et de protection des données (coucou RGPD 👋). C’est sans doute aussi le moment d’aborder les modalités de règlement des litiges et, pourquoi pas, les conditions de restitution des documents une fois la mission terminée.

Comment rendre les CGV effectives ?

Bien évidemment, pour que des CGV soient opposables, encore faut-il prouver qu’elles ont été portées à la connaissance du client. Le premier réflexe est de les grouper avec la lettre de mission ou de les remettre simplement en main propre contre signature. Mais si la voie dématérialisée vous semble plus simple, il est possible de mettre à disposition téléchargeable les CGV de l’expert-comptable en PDF sur le site du cabinet au moment de la souscription, ou de les envoyer par courrier électronique avec accusé de réception. Pratique et incontestable. 😎

Quid d’adapter les CGV au profil du cabinet ?

La création des CGV peut être calquée sur un modèle existant, mais elles doivent être cohérentes avec le statut juridique (EI, SASU, EURL en solo ou SEL, SELARL, SELAS ou SCP en groupe), les offres proposées (abonnements, prestations à la carte, missions ponctuelles) ainsi que la stratégie commerciale (tarification, politique d’accompagnement, etc). 

Aussi, privilégiez un langage clair et simple pour les clients, détaillez sans détour ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas et évoquez la possibilité d’avenants en cas d’évolution des missions. Avant diffusion, pourquoi ne pas soumettre votre texte à un juriste ou à un référent qualité en interne afin d’éviter les oublis ou les formulations maladroites ? 😉

Envie de connaître toutes les étapes à suivre avant d’ouvrir un cabinet comptable ? Nous avons listé les éléments à ne pas négliger.

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Des CGV bien rédigées = valeur ajoutée

Les conditions générales sont un bon argument pour achever de convaincre. Elles rassurent le client, valorisent le travail du cabinet et réduisent les malentendus opérationnels. Lorsqu’elles sont bien structurées, elles prouvent immanquablement le sérieux du cabinet. Autant dire que le temps investi dans la création des CGV comptable n’est pas perdu mais se range plutôt du côté des placements rentables. 😏

Pour ce faire, l’Ordre des experts-comptables met à disposition des outils et des modèles de documents prêts à l’emploi bien utiles pour harmoniser les conditions générales de vente. Et puis, pour les lettres de mission, il y a toujours Kanta. À vous de les mettre à votre sauce !