Devis expert-comptable : comment structurer votre entrée en relation ?

👀 S’il n’y avait que ça à retenir…

• Le devis est informatif
• La lettre de mission contractuelle

Les premiers échanges entre un expert-comptable et un client potentiel se soldent la plupart du temps par une demande de devis. D’un côté, c’est un moyen d’évaluer le coût de la prestation, et de l’autre, l’opportunité de démontrer la qualité des services, les avantages de l’offre, et les liens de confiance à venir. Voyons, ensemble, comment bien structurer cette entrée en relation. 👷

L’importance d’établir un devis : à quoi cela sert-il ?

Le devis expert-comptable va cadrer les attentes, et surtout éviter les malentendus. C’est l’occasion de donner au futur client une vision claire des prestations proposées, de définir les modalités de la collaboration à venir ainsi que le périmètre des missions. Il permet également de poser quelques limites contractuelles, comme la durée de l’engagement, les conditions de résiliation, etc.

Quant au professionnel du chiffre, voilà un excellent prétexte pour mettre en valeur son savoir-faire, sa méthode de travail et son expertise. De quoi rassurer les clients les plus frileux, en s’appuyant sur un cadre juridique sécurisant. Un devis est en quelque sorte le menu du cabinet, on y détaille la vision du métier, l’engagement, la capacité à écouter et à s’adapter, ainsi que le coût des services. En dessinant les contours de l’intervention comptable, le futur client a toutes les cartes en main pour comparer avec d’autres offres. Les demandes de devis expert-comptable en ligne se multiplient, les entreprises voulant aller vite, et obtenir des propositions détaillées et faciles à comprendre.

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Les mentions obligatoires sur un devis d’expert-comptable

Un devis expert-comptable modèle doit respecter un certain nombre d’obligations légales et formelles. Ainsi, il doit mentionner les coordonnées complètes du cabinet, incluant le nom ou la raison sociale de l’expert-comptable, le numéro SIRET, et l’adresse du siège. De la même façon, qu’il s’agisse d’un indépendant, d’une TPE ou d’une PME, l’identité du client doit être déclinée : nom ou raison sociale, numéro SIRET et adresse de l’entreprise.

Pour ne rien négliger lors de la préparation du devis, n’hésitez pas à vous appuyer sur le rôle d’expert en conformité de votre cabinet comptable, si vous en disposez.

Le cœur du document repose évidemment sur la description précise des prestations proposées : s’agit-il de comptabilité générale, de gestion de paie, de déclarations fiscales, de conseil juridique ou d’accompagnement à la création d’entreprise ? Chaque mission mérite d’être détaillée pour que le client comprenne bien ce qu’il confie et peut attendre du cabinet. 📝

Par la même occasion, le devis présente de manière claire les tarifs appliqués, afin qu’il n’y ait pas de mauvaise surprise à la clé. On évoque donc les montant HT et TTC, sans oublier de détailler les conditions de règlement : délais accordés, périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), modes de règlement acceptés (virement, prélèvement, chèque, etc.), ainsi que toute pénalité applicable en cas de retard.

Enfin, le devis précise ce qui entre dans le cadre du contrat, à savoir :

• La durée de l’engagement (souvent annuelle, avec tacite reconduction)
• Les conditions de résiliation (préavis à respecter, éventuelles indemnités ou frais de clôture)
• Le cas échéant, comment réviser le contrat en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise

👀 Parmi les éléments à ne pas négliger, il y a aussi la date d’émission du devis et sa durée de validité. Elle est généralement fixée à 30 ou 90 jours maximum, selon les cabinets.

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Les bonnes pratiques pour bien le structurer

En guise de prologue, vous pouvez commencer par une brève présentation du cabinet, qui retrace son histoire, ses valeurs et ses spécialités dans les grandes lignes. C’est le meilleur moyen de personnaliser le devis et de placer l’entrée en relation sous le signe de l’humain.

Une fois le décor planté, place ensuite à la description des missions (tenue comptable, révision des comptes, déclarations fiscales, gestion sociale, assistance juridique, conseils, etc.), aux conditions d’intervention, aux responsabilités du cabinet, ainsi qu’au prix et modalités de facturation, comme évoqué précédemment.

Le devis d’expertise comptable doit être structuré de façon à guider le lecteur pas à pas, en lui offrant des repères simples. Rien de tel qu’un devis confus ou trop technique pour perdre l’attention d’un client potentiel. Si vous êtes à l’aise avec le sujet, n’hésitez pas à intégrer des infographies du flux de travail, des tableaux récapitulatifs, voire un calendrier prévisionnel des principales échéances fiscales et sociales. 📊

Sécuriser le devis via les aspects juridiques et le RGPD

Qu’il soit remis en main propre ou transmis via une plateforme en ligne, le devis doit impérativement respecter les exigences en matière de protection des données. Les informations liées au RGPD comme la finalité du traitement, la durée de conservation et les droits du client doivent figurer de façon explicite. D’autant plus lorsque des données personnelles doivent être collectées dans le cadre de la prestation. 👮

Pour en savoir plus sur les règles qui s’appliquent aux cabinets d’expertise comptable en termes de RGPD, vous pouvez parcourir notre article.

Enfin, il est recommandé d’indiquer si la signature du devis vaut acceptation des conditions générales du cabinet. Cela encadre, de manière claire, la relation dès le départ. Pour les cabinets qui optent pour des solutions de devis en ligne, l’authenticité de la signature électronique et la traçabilité des échanges restent des garanties précieuses en cas de litige.

Les différences entre un devis et une lettre de mission

Il existe souvent une confusion entre le devis d’un expert-comptable et la lettre de mission, mais sachez que les deux documents sont complémentaires. En réalité, l’expert-comptable n’a pas réellement l’obligation de fournir un devis. Mais, dans la pratique, et conformément à l’article n°R111-3 du Code de la consommation, l’expert-comptable fournit un devis clair, écrit et détaillé si le client le demande expressément, dans la mesure où le prix de la prestation ne peut être déterminé à l’avance. L’Ordre des experts-comptables, quant à lui, recommande de fournir une lettre de mission, qui joue le rôle de contrat, accompagnée d’un devis détaillé.

Pour tout comprendre de la lettre de mission de l’expert-comptable, nous avons préparé un guide.

Le devis établi par l’expert-comptable détaille les prestations, les modalités d’intervention et le coût global. Il n’engage le professionnel qu’à partir du moment où il est accepté et signé. De son côté, la lettre de mission a également une valeur contractuelle et fixe les règles du jeu. Elle formalise la relation, définit les obligations de chaque partie, et intègre des clauses juridiques spécifiques (durée de la mission, conditions de résiliation, clause de confidentialité, etc.). Le client comme le cabinet peut y mettre fin à tout moment, mais pour ce faire, il faut envoyer une lettre de fin de mission en bonne et due forme.

💡Certains cabinets intègrent le devis directement dans la lettre de mission, en tant qu’annexe tarifaire. D’autres préfèrent séparer les deux documents, pour que ce soit plus lisible. L’important est que le client comprenne bien le rôle et la portée de chaque pièce. 😉

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